SEKRETARIS

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.
Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.
Peran startegis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan.

POSISI SEKRETARIS EKSEKUTIF DALAM MANAJEMEN
Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris eksekutif tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang sekretaris eksekutif harus mampu mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif merupakan kewajiban dari seorang sekretaris eksekutif dan menuntut kemampuan yang memadai. Seorang sekretaris eksekutif yang profesional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan operasional.

SEKRETARIS EKSEKUTIF YANG EFEKTIF
Seorang sekretaris eksekutif harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya di saat yang tepat, mampu menjabarkan kebijakan atasan dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga dapat memperlancar jalannya perusahaan. Untuk dapat menjalankan peran penting ini, seorang sekretaris perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang aspek bisnis serta prinsip komunikasi yang efektif dalam hubungan bisnis. la pun perlu memiliki kemampuan manajerial yang memadai selaku eksekutif.
Lokakarya ini dirancang secara khusus untuk menunjang profesionalitas Anda dalam tugas dan peran penting Anda dalam perusahaan. Kursus dengan gaya partisipatif ini akan menggali seluruh teknik untuk penyempurnaan efektivitas pribadi Anda sebagai seorang sekretaris. Anda akan mempelajari bagaimana menunjang pengembangan kerja Anda dalam kemampuan administratif, manajerial, interpersonal dan kerjasama serta kemampuan pengambilan keputusan.
Studi kasus, kuesioner, latihan, kuliah singkat serta diskusi tentang situasi dan problem nyata, akan membekali Anda untuk menjadi sekretaris yang efektif.

TUJUAN
Meningkatkan keterampilan manajerial peserta agar dapat menjalankan perannya secara optimal
Mengenal tugas-tugas seorang sekretaris sesuai situasi dan kondisi perusahaan / organisasi
Mengenal bagaimana menangani tugas-tugas sekretaris, khususnya tugas-tugas yang bermasalah
Dapat melaksanakan tugas sekretaris secara mandiri dan efisien terutama dalam penggunaan waktu dan menyusun rencana kerja berdasarkan prioritas

CAKUPAN PENDIDIKAN
Peran dan fungsi sekretaris
Teknik mengembangkan dan memelihara hubungan antar manusia
Teknik menyusun rencana dan mengorganisir pekerjaan Kepemimpinan bagi sekretaris
Bekerja dalam tim dan menangani konflik
Teknik meningkatkan efektivitas pribadi
Orientasi karir

DUNIA SEKRETARIS

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.

Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.
Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.
Peran startegis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan